Control Acces și Pontaj Electronic pentru CFR Brașov

Sucursala Regională CFR Brașov gestiona accesul angajaților cu chei fizice metalice și pontajul pe hârtie — un sistem depășit care genera probleme constante: chei pierdute, imposibilitatea de a restricționa accesul pe zone, pontaj imprecis și lipsa oricărei evidențe electronice. CSSI a fost selectat pentru a implementa un sistem modern de control acces electronic și pontaj integrat.

Despre Client — CFR Brașov

Compania Națională de Căi Ferate (CFR) este operatorul național de infrastructură feroviară din România. Sucursala Regională Brașov administrează una dintre cele mai importante rețele feroviare din centrul și sud-estul Transilvaniei, cu un sediu regional care include birouri administrative și zone operaționale.

Cu zeci de angajați permanenți, personal temporar și subcontractori care accesează regulat sediul, conducerea sucursalei a identificat necesitatea trecerii de la sistemul tradițional de chei la o soluție electronică care să ofere control, trasabilitate și integrare cu departamentul de resurse umane.

Provocarea

Evaluarea realizată de echipa CSSI a identificat două probleme principale interconectate:

Acces bazat pe chei fizice

Accesul în clădiri și zonele restricționate se baza exclusiv pe chei metalice. Nu exista nicio evidență centralizată a cine deține ce cheie și nicio posibilitate de a urmări accesul în timp real. Cheile pierdute necesitau schimbarea încuietorilor, iar personalul temporar și subcontractorii primeau chei care nu erau întotdeauna returnate la finalizarea contractului. Nu se putea restricționa accesul pe zone sau intervale orare.

Pontaj manual pe hârtie

Evidența prezenței se făcea manual, pe condici de prezență. Aceasta genera frecvent discrepanțe: ore suplimentare neraportate sau raportate incorect, întârzieri neînregistrate, și fenomenul de „buddy punching" (pontajul în locul colegului). Departamentul HR pierdea timp semnificativ cu centralizarea și verificarea datelor de prezență în fiecare lună.

Soluția CSSI

CSSI a propus un sistem dual de control acces și pontaj electronic, bazat pe echipamente ZKTeco, care să rezolve ambele probleme printr-o singură infrastructură. Soluția a fost proiectată pentru specificul activității feroviare și bugetul alocat.

Control Acces Electronic — punctele de acces ale sediului

Cheile fizice au fost înlocuite cu un sistem electronic de control acces implementat pe punctele de acces ale complexului. Fiecare punct a fost echipat cu cititoare de carduri ZKTeco, yale electromagnetice și controllere de acces, conectate la un software centralizat de administrare.

Fiecare angajat a primit un card de proximitate RFID personalizat, programat cu drepturile de acces corespunzătoare funcției și departamentului. Administratorul poate configura accesul pe zone (un angajat administrativ nu accesează zona operațională), pe intervale orare și pe zile. Cardurile pierdute sunt dezactivate instant din software, fără schimbarea încuietorilor.

Pentru vizitatori și subcontractori, s-a implementat un sistem de carduri temporare cu acces limitat pe zone și expirare automată.

Pontaj electronic integrat cu HR

Sistemul de control acces a fost configurat simultan ca sistem de pontaj electronic. La fiecare intrare/ieșire prin punctul de acces principal, terminalul ZKTeco înregistrează automat ora sosirii și plecării fiecărui angajat. Datele de pontaj sunt exportate automat într-un format compatibil cu software-ul de resurse umane al CFR.

Rapoartele lunare de prezență sunt generate automat, cu evidența orelor suplimentare, întârzierilor și absențelor — eliminând complet pontajul manual pe hârtie.

Implementare

Proiectul a fost implementat în 2 faze pe parcursul a 2 săptămâni, cu planificare atentă pentru a minimiza impactul asupra activității operaționale a sucursalei.

Faza 1 — Infrastructură și montaj (Săptămâna 1)

• Trasarea cablurilor de comunicație către fiecare punct de acces
• Montarea cititoarelor de carduri, controllerelor și yalelor electromagnetice
• Instalarea și configurarea software-ului centralizat de administrare
• Lucrări realizate în afara orelor de program pentru a nu afecta activitatea

Faza 2 — Configurare, carduri și training (Săptămâna 2)

• Crearea bazei de date cu angajați și definirea drepturilor de acces pe zone
• Programarea cardurilor de acces pentru toți angajații
• Configurarea pontajului electronic și integrarea cu sistemul HR existent
• Testarea completă a fiecărui punct de acces
• Instruirea personalului — sesiune de training pentru administratori și angajați

Rezultate

După implementare, rezultatele au fost imediat vizibile:

• ✓Control complet al accesului — fiecare intrare/ieșire este înregistrată electronic cu dată, oră, persoană și locație. Accesul neautorizat este blocat automat.
• ✓Eliminarea problemei cheilor pierdute — un card pierdut se dezactivează în 30 de secunde din software. Nu mai este nevoie de schimbat încuietori.
• ✓Pontaj 100% precis — eliminarea pontajului pe hârtie și a fenomenului „buddy punching". Departamentul HR a raportat acuratețe completă a datelor de prezență.
• ✓Rapoarte automate lunare — ore suplimentare, întârzieri și absențe sunt centralizate automat, economisind ore de muncă manuală în departamentul HR.
• ✓Acces diferențiat pe zone și program — fiecare angajat accesează doar zonele relevante, doar în intervalul orar stabilit.
• ✓Carduri temporare pentru vizitatori — acces limitat și cu expirare automată pentru subcontractori și vizitatori.

Echipamente Utilizate

Despre Colaborare

Colaborarea dintre CSSI și CFR Brașov continuă prin contractul de mentenanță preventivă, care include verificări periodice ale echipamentelor de control acces, actualizări de software și suport tehnic. Această abordare proactivă asigură funcționarea optimă pe termen lung.